2023年が始まりましたが、日本でのIT化、DX化の推進はまだまだ進んでいません。
仕事をしていく上で、DXを推進し、様々な面で効率的に仕事を行うことは非常に重要です。
例えば、ミーティングを組みたいけどその時間みんなが何をしているのか確認しなければならない、何か仕事を手伝ってあげたいけど何をしてあげられるのかが分からない、、なんてことありませんか？
チームメンバーがいつ、どんなタスクを抱えているのか、簡単に分かったらすごく便利ですよね？
というわけで、今回はDXの中でもタスク管理ツールについてご紹介していこうと思います。
知ることのメリットとは
まず、タスク管理ツールを利用することでどんなメリットがあるのか簡単に見ていきましょう。
タスク管理ツールの使用で効果が得られる点は大きく3つあります。
複数のタスクを効率的に管理
ツールの利用によって、これまでカレンダーやメモ帳など、自身でのスケジュール作成に割いていた労力が大きく減少します。自動でカレンダーへの反映を行なってくれたり、タスク詳細や重要度の設定でいつまでにどの順番で何をすればいいのかなどが簡単に設定可能です。また、多くのタスクが存在しても納期や担当者が分かりやすく、チーム全体のスケジュール管理が行えるのも大きな魅力でしょう。
進捗状況の見える化
タスク管理ツールの利用によって自分自身がやらなくてはならないことの他に、チームメンバーがどんな課題を抱えているのかを知ることができます。これを知ることで手が空いた時に手伝うことや手伝ってもらうこともできます。また、カレンダーの共有を行なっておくことで、ミーティングや個別の相談などを行う際には、メンバーへの簡単な確認・調整のみでスケジュールを組むことができるでしょう。
全体での情報共有
チーム内のタスク・スケジュールの把握に留まらず、チーム全体での資料共有も行うことができます。
お互いに知らせたい情報を、同じツール上にログインするだけで、メンションや共有場所の確認により知らせることができます。ツールによって様々な機能が存在しておりますので、必要な機能を持ったツールを選択し、より効率的な情報共有を行いましょう。
ツールご紹介の前に
タスク管理ツールの利用によって大きなメリットが得られることがわかりましたが、便利だからといってたくさん使えばいいという訳ではありません。昨年ナレッジワーカーはそれまで平均で10使っていたアプリやツールを9に減らすことに成功しました。しかし、それでも相当な数のツールを日々使用していることになります。ツールの利用は最小限に抑え、テクノロジー✖️ツール＝効率化を目指しましょう。その連携による合理化は、ワークフローを用いたプロセスの最適化を可能にします。ナレッジワーカーの20%ほどは在宅勤務の方が集中して働きやすいと回答したというデータもございますので、今後はうまく取り入れることで、人に合った働き方を実現することが重要になってきます。
ツール紹介
ASANA
タスク管理といえばASANA！言わずと知れたこのツールでは、小さなタスクからビジネスの全体像まで、Asana を使って仕事のすべてを整理すれば、チームは To-Do はもちろん、それが大切な理由も、仕事を完成させる方法も明確に把握できます。
特徴
- リストビュー：必要な仕事、優先度の高いタスク、そして仕事の期日を一目で理解。
- タイムライン：今後の仕事の予定を確認。依存するタスク、重複するタスク、未スケジュールのタスクを管理し、チームが頼りにできる計画を作成します。
- ボード：チームが目の前の仕事に楽々と集中できるよう、仕事の各ステージを定義することで、重要なタスクや仕事の行き詰まりを明確に。
- ルーチン作業を自動化：反復作業を簡略化、あなたにしかできない仕事に注力できる。
- 1つのプラットフォームで仕事を管理：200 を超える連携によって、プロジェクトのスタートからフィニッシュまで、チームがコミュニケーションを取り、仕事をコーディネートするのに必要なすべてが揃います。
料金プラン
Basicプラン ：無料 1ユーザー/月
Premiumプラン：1,200 1ユーザー/月
Businessプラン：2,700 1ユーザー/月
ENTERPRISEプラン：要相談
無料プランでも十分利用できますが、ビジネスでの利用を考えるのであればプレミアム以上の利用が良いかもしれません。
Trello
TrelloもSaaSツールが日本で流行り始めた頃から長く利用されているツールの1つですね。難しそうに見えますが、実際に利用してみるとシンプルで分かりやすいツールとなっています。もちろん柔軟で直感的な使い方も可能ですので、作業の中で色々な自分なりの使い方を模索していきましょう。
特徴
- ボード：ボード上の整理したタスクが「やるべき仕事」から「達成した仕事」に変化するため、タスクの状態が一目でわかります。
- リスト：タスクのステージを表示します。ToDo、作業中、完了などシンプルなものから自分のチームに合わせたタスク状況の表示が可能です。
- カード：タスクやアイデアを表示し、業務遂行に必要な内容を全て表示します。リストとも連携しており、業務状況に応じてリスト間でカードを動かしステータスを確認しましょう。
その他CRMやブレインストーミングなどにも利用でき、幅広く対応しております。
料金プラン
Freeプラン ：無料 1ユーザー/月
Standardプラン ：$5USD 1ユーザー/月
Premiumプラン ：$10USD 1ユーザー/月
Enterpriseプラン：$17.50USD 1ユーザー/月
(Enterpriseプランは50ユーザー予想価格)
Trello:https://trello.com/home
Notion
こちらもよく名前を聞くツール、Notionです。
豊富なテンプレートから用途に応じたものを選び、その中でタスク管理を行うことができます。
議事録のようなまとまったものの中でそれぞれにタスクを設定、チームで共有できるため慣れていない人でも効率的で、使いやすいツールとなっています。
特徴
- 状況表示：Notionでは、日常業務と知識が一元管理されるので、常に状況を把握できます。
- 簡単な立上げ：チーム、プロジェクト、ドキュメントをNotionでつなぐことで、情報の分断を解消して一丸となって作業できます。
- 直感的操作：ドラッグ＆ドロップするだけで、必要なダッシュボード、Webサイト、ドキュメント、システムなどを作成できます
コミュニティ内で作成したテンプレートを共有することができ、メンバーの数だけアイデアが充実していきます。現在世界的に勢いのある企業でも採用されている実績もありますので、自分なりのカスタマイズを完成させるべく利用に挑戦してみてもいいかもしれません！
料金プラン
フロープラン：無料 1ユーザー/月
プラスプラン：$8 1ユーザー/月
ビジネスプラン：$15 1ユーザー/月
エンタープライズプラン：要相談
Notion:https://www.notion.so/ja-jp/product
日本製品
Felo Meet
Felo Meetはミーティング、チャット、ドキュメントと連携したタスク管理を実施できるオールインワンコミュニケーションツールです。多くの機能を備えていますが、シンプルな設計になっておりこのツール1つで基本的なコミュニティや組織としての活動を可能とします。
特徴
- チャットと連携したタスク通知機能、タスクが設定された際には全てチャットで通知
- ドキュメント内でのタスク設定、独自ドキュメントの中でタスクを作成
- ミーティング中のタスク設定、独自のミーティングツールの中でドキュメントからタスク作成
（資料を引継ぎ、同じURLで何度も実施ができるため、随時タスク管理も行えます！）
- 全ての機能で設定したタスクは、タスク管理機能から確認・編集が可能！
多機能な中にタスク機能も存在し、それぞれとシームレスな連携を取ることでよりシンプルかつスムーズな仕様を実現しております。ユーザーの声から機能や使用感の改善を随時実施するため、今後の進化から目が離せないツールです！
料金
スターター：無料 1ユーザー/月
標準 ：1,980 1ユーザー/月
プレミアム：3,980 1ユーザー/月
エンタープライズ：要相談 1ユーザー/月
多機能ですが、無料プランでも全ての機能をお試し可能！
FeloMeet：https://meet.felo.me/ja-JP
Stock
Stockは、「情報ストック x シンプル」に振り切ったツールです。
「ＩＴに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルというフレーズを用いており、日本人に馴染みのあるUIでありながら要点を押さえたタスク管理機能に加え、チャットやファイル管理などマルチに対応しています。
特徴
- チームの情報ストック：チャットツールのように情報が流れていくことがありません。
- タスク管理：チームのタスクを、圧倒的な手軽さで管理できます。
- メッセージ：メンバー間でのメッセージのやり取りができます。
その他オフライン利用や検索、閲覧権限の設定など様々な便利機能も！
他ツールとの連携も充実しています。
料金プラン
フリープラン：無料 1ユーザー/月
ビジネス5 ：2,980円 1ユーザー/月
ビジネス10 ：4,980円 1ユーザー/月
ビジネス20 : 9,800円 1ユーザー/月
ビジネス30. : 14,800円 1ユーザー/月
(301人以上での利用は要相談)
Stock:https://www.stock-app.info/
まとめ
みなさんいかがでしたでしょうか？
今ではたくさんのタスク管理ツールが開発されており、ここでご紹介できなかったもの多くあります。また、無料で使える期間もあるツールが多くございます。利用決定の前には便利な機能が必要なのか、シンプルな物の方がいいのかなど、自身にあったツールの選択軸を決定し、より効率的な利用ができるようチーム方針を明確にしていきましょう。
〜告知〜
弊社で提供する「Felo Meet」は基本無料でご利用いただけるWeb会議システムです！
また、インストールやダウンロード等を行うことなく、メールアドレスの登録やアカウント連携により簡単にご利用いただけます。ミーティングツールでありながら、ダウンロードなしでの事前アジェンダ等による資料共有や字幕・翻訳、録画・文字起こしなど多種多様な機能も搭載しており、それぞれの機能をシンプルで直感的かつシームレスにご利用いただけます。現在は3ヶ月間有料プランが無料で利用できるキャンペーンも実施しておりますので、この機会に是非お試しください！
気になった方は、下記URLからチェク✅
予定してたツール
trero
asana
Jira Software
FeloMEet：
- 会議・リアルタイム編集しながらタスクを設定できる
- 会議を繰り返し実施しタスクも常時更新できる（前回のタスクをフォローアップ）
yoyo 
rika