後編：30分で終わる会議（SaaSツール/会議のスムーズな進め方）

みなさんこんにちは、いかがお過ごしでしょうか？

効率定期な会議の実施方法について、前編・中編では効率的な会議を行うための10の項目と、実際の事前準備&具体例についてご紹介させていただきました。今回の記事では”30分で終わる会議”についてご紹介していこうと思います。前編・中編・後編どこを読んでも問題なくご理解いただける内容になっておりますので、ご安心してご一読ください。

短時間で会議を終えるために

30分で終わる効率的な会議を行うためには、以下のようなステップを踏むことが重要です。

1. エンドゴールの明確化: 会議の主題、目的、アウトカムを明確にする。

会議の主題、目的、アウトカムを明確にすることは、会議の成功に不可欠です。会議参加者は、何を達成したいのか、どのようなアウトカムを期待しているのかを明確にすることが大切です。例えば、営業チームの月次会議では、顧客との取引の状況や問題点、今後の課題などを議論することが目的であり、それらに対する解決策を明確化することがアウトカムです。

2. アジェンダの作成: 必要なトピックをアジェンダにまとめ、重要なものから優先順位を付ける。

アジェンダは、会議に必要なトピックをまとめたものです。必要なトピックをアジェンダにまとめ、重要なものから優先順位を付けます。これにより、会議の時間を有意義に使用することができます。例えば、アジェンダには、「顧客との取引の状況」、「問題点」、「今後の課題」などのトピックを含めます。

3. 時間管理: 会議のスケジュールを確保し、30分以内に終了することができるようにする。

30分会議では、時間管理が非常に重要です。会議のスケジュールを確保し、30分以内に終了することができるようにすることが大切です。例えば、「顧客との取引の状況」に5分、「問題点」に10分、「今後の課題」に15分といった具合に、アジェンダに沿って時間を割り当てます。

4. 活用するツール: プレゼンテーションソフトウェアやスクリーンシェアリングツールを使って、効率的なプレゼンテーションを行う。

プレゼンテーションソフトウェアやスクリーンシェアリングツールを使用することで、効率的なプレゼンテーションを行うことができます。具体的には、PowerPointやGoogle Slidesなどのスライド作成ソフトウェアを使って、資料を作成し、様々なビデオ会議ソフトウェアを使って、リモートのメンバーと同時にプレゼンテーションを行うことができます。これにより、時間の節約と効率的なコミュニケーションを実現することができます。

5. 参加者の準備: 参加者には会議のスケジュールやアジェンダ、使用するツールなどに関する情報を事前に提供する。

参加者には会議のスケジュールやアジェンダ、使用するツールなどに関する情報を事前に提供することが大切です。例えば、参加者には会議のスケジュールをメールで送信し、必要なソフトウェアやアプリケーションのダウンロードリンクを提供することができます。また、会議のアジェンダを共有することで、参加者が事前にトピックについて認識することができます。これにより、会議の準備が整っており、スムーズに進行することができます。

これまでまとめてきたものを含め、管理をしっかりと行いステップを踏むことで、効率的に短時間で終わる会議を行うことができます。さらに終了後の議事録やファイル管理まで含めてサポートすることで、会議終了後もより効率的な作業を可能とします。