会议记录是回顾会议要点和决策不可或缺的资料。如果缺乏清晰性，重要信息可能无法正确传达。本文将介绍如何清晰编写会议记录及模板。
会议记录是什么？
会议记录是整理和文档化会议讨论的事项和意见。它用于内部会议和报告，以及提交给客户的文件。
会议记录的目的
会议记录的主要作用是准确记录和分享信息。这样不仅参加会议的人，还有缺席者或以后需要信息的相关人员也可以被可靠地告知。
会议记录的要点和记录方法
为了准确传达和共享信息，特别重要的点包括：
- 明确决策项：清楚记录会议中的决策项。
- 具体化行动项目：明确接下来要做什么，谁来做，何时完成。
- 确定发言人：准确记录谁提出了哪些意见。
决策项的重要性
会议中的决策项是会议记录中最核心的信息。如果这些信息不清晰，会议的成果可能不完整，导致信息分享不充分。
决策项和意见的区分
在正确分享信息上，明确区分会议中的决策项和仅仅是意见极为重要。这可以明确会议的成果，避免之后的混乱。
明确未来行动计划
从会议中产生的具体行动计划的明确化是会议记录的重要组成部分。通过详细记录具体任务、负责人及完成期限，可以简化任务管理，促进有效执行。
明确发言人
准确记录会议中谁说了什么，在会议记录中极其重要。这可以明确责任范围和想法的提出者，防止日后对责任归属的误解和混淆。
这些详细记录还可以提高信息透明度，加强团队内的信任关系。因此，在会议记录中，建议清晰、具体地记录这些要素。
创建会议记录的10个要点
掌握这10种有效的技巧对于最大化会议成果和促进后续行动非常重要。这里介绍了根据会议流程有效、准确创建会议记录的技巧。
1.全面准备
- 明确会议目的
- 遵循格式
- 提前确认议题和参与者
准备记录笔记的工具 提前整理会议的基本信息（时间、地点、参与者、目的）。如果可能，还应预先查看以往的会议记录，了解可能需要记录哪些项目，以便顺利进行。
2.明确会议目的
提前明确会议的目的和议题，并根据此计划会议记录的结构。目的明确后，会议记录也能更容易按照目的组织内容。
3.使用统一格式
- 使用公司或部门有固定模板
- 可参考网上发布的正确模板
使用不同的格式可能导致混乱。采用公司或团队统一的格式，可以使会议记录保持一致性，更易于查找信息。
4.注意重要数字
会议中出现的数字（预算、目标值、期限等）特别重要。应确保这些数字被准确记录，并仔细核对以避免错误。
5.使用“5W1H”整理信息
- 谁who
- 什么what
- 何时when
- 哪里where
- 为什么why
- 如何How
按照这六个视点角度整理会议内容，并反映在会议记录中。
6.区分决定项和意见
- 通过加粗等方式使决定项突出
- 对意见采用“有人提出了～”等表述方式
会议中的决定项和单纯的意见或建议应清楚分开记录。这样可以避免日后查阅时产生混淆。
7.简明扼要地总结要点
- 省略冗长表达
- 明确写出结论
- 转述发言者的话
会议记录不应过于详细，同时要确保不遗漏重要点。相比冗长的描述，更推荐精炼的记录方式，便于日后查阅。
8.利用非文本信息
使用图表、图形、照片等，对于仅用文本难以传达的信息，应通过视觉资料进行补充。
9.分享前确认参与者
- 让参加会议的人确认内容
- 必要时进行修改
会议结束后，应让参与者确认会议记录的草案，检查是否有遗漏或误解。
10.利用会议记录工具
- 使用转录功能或会议记录功能
- 利用会议的录音/录像
在制作会议记录时，利用会议的录音或录像非常有帮助，尤其是当需要后续查证细节时。但是，重要的是要事先获得参与者的同意。
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其他注意事项：
- 根据会议的类型和目的调整写作方式
- 根据读者调整内容和表达方式
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基本的会议记录示例如下所示：
通过注意这些要点，可以提高会议记录的质量，有效地传达会议成果。会议记录不仅仅是记录会议，它还提供了决策过程和其依据以及团队如何向前发展的指南。在制作会议记录时注意上述要点，可以帮助所有相关人员共享相同的信息，共同努力实现目标。
总结
实践制作会议记录的技巧可以节省时间和精力，大大提高会议的效率。特别是，明确会议目的、区分决策项和意见、以及与所有参与者共享信息的重要性被强调。此外，技术的应用可以使会议记录的制作更加简单和准确。但重要的是，不要过分依赖技术，而是将人的判断和确认作为最终流程的一部分。
最后，会议记录不仅是文档的准确性，还担当着促进团队或组织内部沟通的工具角色。恰当制作的会议记录可以加深团队成员之间的理解，促进合作。因此，通过会议记录，我们应该追求更清晰、更有效的沟通。
参考资料：
- 会议记录的写作方法与示例集——让上司也认可的会议记录写作技巧！- TKP租赁会议室网：https://www.kashikaigishitsu.net/contents/001/page2.html
- 会议全程记录服务（Felo瞬译）: https://felo.me/ja-JP
- 如何在 Google 文档中使用语音输入创建会议纪要。初学者！
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