【2024年

会议记录是回顾会议要点和决策不可或缺的资料。如果缺乏清晰性，重要信息可能无法正确传达。本文将介绍如何清晰编写会议记录及模板。

Table of Contents

会议记录是什么？

会议记录是整理和文档化会议讨论的事项和意见。它用于内部会议和报告，以及提交给客户的文件。

会议记录的目的

会议记录的主要作用是准确记录和分享信息。这样不仅参加会议的人，还有缺席者或以后需要信息的相关人员也可以被可靠地告知。

会议记录的要点和记录方法

为了准确传达和共享信息，特别重要的点包括：

明确决策项：清楚记录会议中的决策项。
具体化行动项目：明确接下来要做什么，谁来做，何时完成。
确定发言人：准确记录谁提出了哪些意见。

决策项的重要性

会议中的决策项是会议记录中最核心的信息。如果这些信息不清晰，会议的成果可能不完整，导致信息分享不充分。

决策项和意见的区分

在正确分享信息上，明确区分会议中的决策项和仅仅是意见极为重要。这可以明确会议的成果，避免之后的混乱。

明确未来行动计划

从会议中产生的具体行动计划的明确化是会议记录的重要组成部分。通过详细记录具体任务、负责人及完成期限，可以简化任务管理，促进有效执行。

明确发言人

准确记录会议中谁说了什么，在会议记录中极其重要。这可以明确责任范围和想法的提出者，防止日后对责任归属的误解和混淆。

这些详细记录还可以提高信息透明度，加强团队内的信任关系。因此，在会议记录中，建议清晰、具体地记录这些要素。

创建会议记录的10个要点

掌握这10种有效的技巧对于最大化会议成果和促进后续行动非常重要。这里介绍了根据会议流程有效、准确创建会议记录的技巧。

1.全面准备

明确会议目的
遵循格式
提前确认议题和参与者

准备记录笔记的工具提前整理会议的基本信息（时间、地点、参与者、目的）。如果可能，还应预先查看以往的会议记录，了解可能需要记录哪些项目，以便顺利进行。

2.明确会议目的

提前明确会议的目的和议题，并根据此计划会议记录的结构。目的明确后，会议记录也能更容易按照目的组织内容。

3.使用统一格式

使用公司或部门有固定模板
可参考网上发布的正确模板

使用不同的格式可能导致混乱。采用公司或团队统一的格式，可以使会议记录保持一致性，更易于查找信息。

4.注意重要数字

会议中出现的数字（预算、目标值、期限等）特别重要。应确保这些数字被准确记录，并仔细核对以避免错误。

5.使用“5W1H”整理信息

谁who
什么what
何时when
哪里where
为什么why
如何How

按照这六个视点角度整理会议内容，并反映在会议记录中。

6.区分决定项和意见

通过加粗等方式使决定项突出
对意见采用“有人提出了～”等表述方式

会议中的决定项和单纯的意见或建议应清楚分开记录。这样可以避免日后查阅时产生混淆。

7.简明扼要地总结要点

省略冗长表达
明确写出结论
转述发言者的话

会议记录不应过于详细，同时要确保不遗漏重要点。相比冗长的描述，更推荐精炼的记录方式，便于日后查阅。

8.利用非文本信息

使用图表、图形、照片等，对于仅用文本难以传达的信息，应通过视觉资料进行补充。

9.分享前确认参与者

让参加会议的人确认内容
必要时进行修改

会议结束后，应让参与者确认会议记录的草案，检查是否有遗漏或误解。

10.利用会议记录工具

使用转录功能或会议记录功能
利用会议的录音/录像

在制作会议记录时，利用会议的录音或录像非常有帮助，尤其是当需要后续查证细节时。但是，重要的是要事先获得参与者的同意。

总结

实践制作会议记录的技巧可以节省时间和精力，大大提高会议的效率。特别是，明确会议目的、区分决策项和意见、以及与所有参与者共享信息的重要性被强调。此外，技术的应用可以使会议记录的制作更加简单和准确。但重要的是，不要过分依赖技术，而是将人的判断和确认作为最终流程的一部分。

最后，会议记录不仅是文档的准确性，还担当着促进团队或组织内部沟通的工具角色。恰当制作的会议记录可以加深团队成员之间的理解，促进合作。因此，通过会议记录，我们应该追求更清晰、更有效的沟通。

参考资料：

会议记录的写作方法与示例集——让上司也认可的会议记录写作技巧！- TKP租赁会议室网：https://www.kashikaigishitsu.net/contents/001/page2.html
会议全程记录服务（Felo瞬译）: https://felo.me/ja-JP
如何在 Google 文档中使用语音输入创建会议纪要。初学者！

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