中編：会議の秘訣は準備にあり（会議の準備が大切な理由）

みなさんこんにちは！

本日は会議”成功の秘訣”についてご紹介していきます。

前回の記事では会議の全体的な流れとして、必要なことを10の項目に分けてご紹介させていただいいたかと思います。今回の記事では事前準備の重要性にフォーカスした内容をご紹介いたします！

事前準備は何をすればいいの？

前回の内容でも触れていましたが、事前準備をすることで会議の効率が格段に跳ね上がることは、間違い無いでしょう。実際に実施する内容としては以下のものが挙げられます。

1. 会議前にアジェンダ&資料を共有する
2. 会議前に参加者を明確にし、参加には幅を持たせる
3. 会議の目的・テーマを明確にする
4. 会議の実施場所・実施ツールを決定する
5. ファシリテーターを決定しておく

これらの事項は前回の内容でご紹介した中での、事前準備部分にあたります。

会議前にアジェンダと資料を準備しておくことは、世界的な有名企業でも実施されています。

世界的企業ではこんなことを…！

例えば、”Amazon”を例に挙げてみましょう。Amazonでは会議の前にアジェンダや資料をメール等で送って共有していたとしても、会議開始時には黙読の時間を設けています。検討の時間は必要ですから、最大でも3分の1ほどを黙読の時間として活用します。事前に資料を用意することは当たり前として、さらに独自のルールで黙読の時間が存在している訳です。

このルールは、会議の中で資料を読んでいけば書いてある内容を資料を、読んでいない参加者が質問するという無駄なシーンを排除するために作られました。AmazonのCEOであるジェフ・ベゾスは無駄な時間を大変に嫌っており、反対が相次ぐ中、パワーポイントを中心としたプレゼンや会議形式を一変させたのです。

さらにAmazonでは、2 Pizza Ruleというものも採用しております。

内容としては、2枚のピザでも食べ切れないほど多い人数の会議を避け、必要な人だけが参加することを目的とした形式の会議です。アメリカのピザ2枚というと、およそ6名前後が満腹になる量でしょうか？とにかく、無駄な参加者を増やすことで会議の進行を遅らせないことや、参加者に無駄な時間を過ごさせないことがこのルールの効果として期待されているのです。

このようにAmazonを例に挙げてみるとみると、1〜3番は当たり前のこととして実施していることがわかります。この他にもいくつも独自のルールを作っており、会議の効率化をかなり意識して行ってきていることは一目瞭然です。それだけ会社の改革として重要な内容だということなのです！

Amazonのほかにも、日本の有名企業である”トヨタ”でも同様に黙読の時間を採用することがあると言います。

さらに、会議前のテーマ共有が半強制的に実施されているのです。というのも、会議が近くなって議題・テーマが共有されていないと、参加者や上役から矢の催促がくるため、文化として根付いてしまったのです。それだけ重要だということですね。

ただトヨタでは、議題・テーマを共有すれば他の資料をあれこれと用意する必要はあまり無いとされています。なんと、資料については参加者があれこれと自身で当たりをつけて推測し、準備を行ってしまうのです。

その他にもホワイトボードの内容をそのまま写真で議事録として流用することや、質問内容を紙一枚にまとめてから行うなど、さまざまな工夫が施されています。

やはり今でも世界企業として君臨する、数少ない日本が誇れる企業”トヨタ”では自発的な効率化のための行動が日常的に行われているのですね。

世界規模の有名企業がやっているのに遅れている日本企業が実施していかなければ、やはり世界との差はどんどんと開いていってしまうでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

今回の会議前の事前準備（中編）では前回の基本的な内容を振り返りつつ、実際に企業でどんな風に利用されているのかをご紹介させていただきました。世界的な企業のがいかに効率化に貪欲に取り組んでいるのかをご理解いただけていれば幸いです。次回の後編ではどんなツールを使えばより効率的な会議ができるのか、事前準備〜終了後までの効率的な進め方についてご紹介致します！

他では中々知ることのできない情報についてもお伝えできればと思いますので、ぜひチェックして下さい✅

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