会議の議事録作成は、多くのビジネスパーソンにとって頭痛の種。会議の内容を正確に後世に伝え、関係者間の共通認識を形成するためには欠かせない存在でありながら、膨大な時間と労力を要する厄介なタスクでもあります。
しかし、議事録作成の秘訣をマスターすれば、会議をスピーディーかつ効率的に記録し、会議の成果を最大限に引き出すことができるのです。そこで今回は、議事録作成の達人がこっそり教えてくれた5つの裏技に加え、会議を成功に導くための極意もご紹介いたします。
議事録作成を10倍速くする5つの裏技
1. 会議前に準備を徹底し、テンプレートを活用する
会議前に議題を確認し、目的とゴールを明確に把握しておきましょう。また、参加者の役職や専門性を把握しておくことで、発言の重要度を判断しやすくなります。さらに、会議の頻度が多い場合は、議事録のテンプレートを作成しておくと、毎回のフォーマット作成時間を大幅に節約できます。
2. 独自の記号・略語を駆使してメモを取る
会議中に頻繁に登場する単語やフレーズを、独自の記号や略語に置き換えてメモすることで、大幅に書き込み時間を短縮できます。ただし、作成後に必ず記号・略語表を議事録に挿入し、読み手に意味が伝わるようにしましょう。
3. 話者の発言を要約し、5W1Hを意識する
発言内容を逐字で記録するのではなく、重要なポイントだけを要約して書き留めます。その際、5W1H（What、When、Where、Who、Why、How）を意識することで、漏れなく情報を記録することができます。
4. 録音・録画を活用して、発言内容を逃さず記録する
ICレコーダーやスクリーン録画ソフトなどを活用することで、発言内容を逃さずに記録することができます。後から聞き直すこともできるので、議事録作成の精度を高めることができます。
5. 専門知識を要約し、分かりやすく表現する
議事録には、専門知識が盛り込まれることも少なくありません。そのような場合は、専門用語を避け、平易な言葉で分かりやすく表現するように心がけましょう。必要に応じて、図表を用いるのも効果的です。
会議を成功に導くための極意
議事録作成の効率化に加え、会議を成功に導くためには、以下の点にも注意する必要があります。
- 会議の目的を明確にする
- 参加者事前に議題と資料を共有する
- 時間を守って会議を進める
- 発言を促し、活発な議論を促進する
- 決定事項を明確にし、議事録に記録する
- 議事録を参加者に迅速に配布する
これらの点を意識することで、参加者全員が満足できる、有意義な会議を実現することができます。
議事録作りには「Felo瞬訳」の利用がおすすめ
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まとめ
議事録作成は、会議の成否を左右する重要な役割を担っています。今回ご紹介した5つの裏技と会議を成功に導くための極意を参考に、ぜひ実践してみてください。きっと、あなたの会議作成スキルが格段に向上し、会議をより円滑かつ効率的に進めることができるようになるはずです。
rika