報告書は、相手に情報を伝え、理解してもらうための重要な文書です。しかし、いざ書き始めると、何から書いて良いか分からなくなったり、冗長な文章になってしまったりと、悩むことも多いでしょう。

そこで今回は、例文を参考に、わかりやすい報告書の書き方とポイントを全面解説します。

1. 報告書の構成

報告書は、以下の3つの構成で書くことを意識しましょう。

1. はじめに

  • 報告書の目的
  • 報告する内容の概要

2. 本文

  • 5W1Hを意識した詳細な説明
  • 図表や写真などを効果的に活用

3. おわりに

  • 報告内容のまとめ
  • 今後の課題や提案

2. 例文

市場について

テーマ: 先週実施した新商品キャンペーンの成果報告

はじめに

この報告書は、先週実施した新商品キャンペーンの成果についてご報告いたします。

本文

  1. キャンペーン概要
  • 期間:2023年11月14日~2023年11月20日
  • 対象商品:新商品A、新商品B
  • 内容:
    • 店頭での試食会開催
    • SNSでの情報発信
    • クーポン配布
  1. 成果
  • 売上:前年比120%
  • 顧客数:前月比10%増加
  • 顧客満足度:アンケート調査で80%以上が「満足」と回答
  1. 分析
  • キャンペーンの認知度は高かった
  • 試食会で商品の良さを多くの人に知ってもらうことができた
  • SNSでの情報発信は効果的だった

議事録について

1. 会議情報

  • 会議名
  • 会議日
  • 会議時間
  • 会議場所
  • 参加者

2. 議題

3. 議事録

  • 各議題について、発言内容を要約して記載
  • 決定事項や次回のタスクなどを明確に記載

4. その他

  • 添付資料
  • 所見

上記の情報に基づいて、議事録を作成します。

例:

会議名: 2023年11月14日 新商品開発会議

会議日: 2023年11月14日

会議時間: 10:00~12:00

会議場所: 会議室A

参加者:

  • 田中太郎(部長)
  • 山田花子(主任)
  • 佐藤一郎(営業部)
  • 高橋二郎(開発部)

議題:

  1. 新商品Aの開発状況
  2. 新商品Bのマーケティング戦略
  3. 今後のスケジュール

議事録:

1. 新商品Aの開発状況

  • 田中部長:開発スケジュールは順調に進んでいる。
  • 山田主任:一部機能の改良が必要。
  • 佐藤一郎:営業部からの要望を反映したデザインに変更。

2. 新商品Bのマーケティング戦略

  • 高橋二郎:ターゲット層を明確にする必要がある。
  • 田中部長:SNSでの情報発信を強化。
  • 山田主任:販売促進キャンペーンを企画。

3. 今後のスケジュール

  • 12月10日:試作品完成
  • 1月10日:マーケティング戦略策定
  • 2月1日:発売

その他

  • 添付資料:新商品A開発スケジュール

おわりに

今回のキャンペーンは、売上目標を達成し、顧客数も増加させることができました。

今後は、今回の成果を活かして、さらに顧客満足度を高めていきたいと考えております。

3. わかりやすい報告書を書くためのポイント

1. 読み手のことを意識する

  • 誰に向けて書くのかを常に意識し、相手が理解しやすい言葉を使う
  • 専門用語は必要最小限に留め、使う場合は解説を加える

2. 簡潔に書く

  • 長文は避け、簡潔で分かりやすい文章を心がける
  • 一文は60字以内を目安に書く

3. 論理的に書く

  • 起承転結を意識して書く
  • 数字や図表などを活用して、内容を分かりやすく説明する

4. 見やすくレイアウトする

  • 適切な見出し・小見出しをつける
  • 段落を空けて読みやすくする
  • 図表や写真を効果的に活用する

5. 誤字脱字に注意する

  • 提出前に必ず誤字脱字をチェックする

4. まとめ

例文を参考に、上記のポイントを押さえて書けば、相手に伝わるわかりやすい報告書を作ることができます。

報告書作成に苦手意識を持っている人も、ぜひこれらのポイントを参考にしてみてください。

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Charels shiro

投稿者 Charels shiro

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