報告書は、相手に情報を伝え、理解してもらうための重要な文書です。しかし、いざ書き始めると、何から書いて良いか分からなくなったり、冗長な文章になってしまったりと、悩むことも多いでしょう。

そこで今回は、例文を参考に、わかりやすい報告書の書き方とポイントを全面解説します。

1. 報告書の構成

報告書は、以下の3つの構成で書くことを意識しましょう。

1. はじめに

• 報告書の目的
• 報告する内容の概要

2. 本文

• 5W1Hを意識した詳細な説明
• 図表や写真などを効果的に活用

3. おわりに

• 報告内容のまとめ
• 今後の課題や提案

2. 例文

市場について

テーマ： 先週実施した新商品キャンペーンの成果報告

はじめに

この報告書は、先週実施した新商品キャンペーンの成果についてご報告いたします。

本文

1. キャンペーン概要

• 期間：2023年11月14日～2023年11月20日
• 対象商品：新商品A、新商品B
• 内容：
  • 店頭での試食会開催
  • SNSでの情報発信
  • クーポン配布

2. 成果

• 売上：前年比120%
• 顧客数：前月比10%増加
• 顧客満足度：アンケート調査で80%以上が「満足」と回答

3. 分析

• キャンペーンの認知度は高かった
• 試食会で商品の良さを多くの人に知ってもらうことができた
• SNSでの情報発信は効果的だった

議事録について

1. 会議情報

• 会議名
• 会議日
• 会議時間
• 会議場所
• 参加者

2. 議題

3. 議事録

• 各議題について、発言内容を要約して記載
• 決定事項や次回のタスクなどを明確に記載

4. その他

• 添付資料
• 所見

上記の情報に基づいて、議事録を作成します。

例：

会議名： 2023年11月14日 新商品開発会議

会議日： 2023年11月14日

会議時間： 10:00～12:00

会議場所： 会議室A

参加者：

• 田中太郎（部長）
• 山田花子（主任）
• 佐藤一郎（営業部）
• 高橋二郎（開発部）

議題：

1. 新商品Aの開発状況
2. 新商品Bのマーケティング戦略
3. 今後のスケジュール

議事録：

1. 新商品Aの開発状況

• 田中部長：開発スケジュールは順調に進んでいる。
• 山田主任：一部機能の改良が必要。
• 佐藤一郎：営業部からの要望を反映したデザインに変更。

2. 新商品Bのマーケティング戦略

• 高橋二郎：ターゲット層を明確にする必要がある。
• 田中部長：SNSでの情報発信を強化。
• 山田主任：販売促進キャンペーンを企画。

3. 今後のスケジュール

• 12月10日：試作品完成
• 1月10日：マーケティング戦略策定
• 2月1日：発売

その他

• 添付資料：新商品A開発スケジュール

おわりに

今回のキャンペーンは、売上目標を達成し、顧客数も増加させることができました。

今後は、今回の成果を活かして、さらに顧客満足度を高めていきたいと考えております。

3. わかりやすい報告書を書くためのポイント

1. 読み手のことを意識する

• 誰に向けて書くのかを常に意識し、相手が理解しやすい言葉を使う
• 専門用語は必要最小限に留め、使う場合は解説を加える

2. 簡潔に書く

• 長文は避け、簡潔で分かりやすい文章を心がける
• 一文は60字以内を目安に書く

3. 論理的に書く

• 起承転結を意識して書く
• 数字や図表などを活用して、内容を分かりやすく説明する

4. 見やすくレイアウトする

• 適切な見出し・小見出しをつける
• 段落を空けて読みやすくする
• 図表や写真を効果的に活用する

5. 誤字脱字に注意する

• 提出前に必ず誤字脱字をチェックする

4. まとめ

例文を参考に、上記のポイントを押さえて書けば、相手に伝わるわかりやすい報告書を作ることができます。

報告書作成に苦手意識を持っている人も、ぜひこれらのポイントを参考にしてみてください。

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