【2024年】議事録とは？議事録作成の10個ポイント！

議事録は会議の要点や決定を後追いで確認するために欠かせない資料です。その明瞭さが欠ければ、重要なメッセージが適切に伝わらない可能性があります。この記事では、議事録を分かりやすくする書き方とテンプレートをご紹介します。

議事録とは？

議事録は会議で話し合われた事項や意見を整理し、文書化したものです。これは、内部の打ち合わせや報告、さらにはクライアントへの提出資料としても利用されます。

議事録の目的

議事録の主要な役割は、情報の正確な記録及び共有にあります。これにより、会議に出席した人だけでなく、欠席した人や情報が必要となる後日の関係者にも、確実に情報を提供することが可能です。

議事録の要点と作成方法

情報の正確な伝達と共有を目的として、特に重要なポイントは以下の3点です。

• 決定事項の明瞭化：会議での決定事項をはっきりと記録します。
• 行動項目の具体化：次に何を、誰が、いつまでに行うべきかを明記します。
• 発言者の特定：誰がどの意見を述べたかを正確に記録します。

決定事項の重要性

会議での決定事項は、議事録において最も核心となる情報です。これが不明瞭だと、会議の成果が不完全なものとなり、適切な情報共有が行われないことになります。

決定事項と意見の区分

決定事項と単なる意見は明確に区別することが、情報を正しく共有する上で極めて重要です。これにより、会議の成果を明確にし、後の混乱を避けることができます。

今後の計画を明確に

会議から生じる具体的な行動計画の明確化は、議事録の重要な構成要素です。具体的なタスク、それを実行する責任者、及び完了期限を詳細に記述することにより、タスク管理が容易になり、効率的な実行が促されます。

発言者を明確に

会議中の発言内容を誰が言ったのかを正確に記録することは、議事録において極めて重要です。これにより、責任範囲やアイデアの発信者を明確にし、後日の誤解や責任の所在に関する混乱を防ぐことが可能となります。

これらの詳細な記録は、情報の透明性を高め、チーム内での信頼関係を強化する効果も期待できます。したがって、議事録では、これらの要素を明瞭かつ具体的に記述することが推奨されます。

議事録の作成にポイント10個

議事録作成において効果的な10個のテクニックを習得することは、会議の成果を最大化し、後続のアクションにつなげる上で非常に重要です。ここでは、会議の流れに合わせた議事録を効率よく、かつ正確に作成するためのコツを紹介します。

1.事前準備を徹底する

• 会議の目的を明確にする
• フォーマットを守る
• 議題と参加者を事前に確認する
• メモを取るための道具を準備する

会議の基本情報（日時、場所、参加者、目的）をあらかじめまとめておきます。また、可能であれば過去の議事録を確認し、どのような項目が記載されていたか予習しておくとスムーズです。

2.会議の目的を明確にする

会議の目的と議題を事前に明確にし、それに沿った議事録の構成を考えます。目的がはっきりしていると、議事録も目的に沿った内容に整理しやすくなります。

3.統一されたフォーマットを利用する

• 会社や部署で決まったテンプレートがある場合は利用する
• インターネット上で公開されているテンプレートを参考に

会議ごとに異なるフォーマットを使うと混乱を招きます。会社やチームで統一されたフォーマットを使うことで、議事録が一貫性を持ち、情報が探しやすくなります。

4.重要な数字に注意を払う

会議中に出る数字（予算、目標値、期限など）は特に重要です。これらは正確に記録し、確認を怠らないようにしましょう。

5.「5W1H」で情報を整理する

• 誰が
• 何を
• いつ
• どこで
• なぜ
• どのように

会議内容を六つの視点で整理し、議事録に反映させます。

6.決定事項と意見を区別する

• 決定事項は太字にするなど、目立たせる
• 意見は「〜と意見が出た」など、表現を工夫する

会議での決定事項と、単なる意見や提案は明確に分けて記録します。これにより、後で見返したときに混乱を避けられます。

7.要点を簡潔にまとめる

• 冗長な表現を省く
• 結論を明確に書く
• 発言者の言葉を言い換える

議事録は詳細過ぎず、かつ重要なポイントを漏らさないように要点をまとめます。長々とした記述よりも、ポイントを絞った記載の方が後で見返しやすいです。

8.テキスト以外の情報も活用する

図表やグラフ、写真など、テキストだけでは伝わりにくい情報はビジュアル資料を用いて補強します。

9.共有する前に参加者を確認する

• 会議に参加した人に内容を確認してもらう
• 必要に応じて修正を行う

会議終了後、議事録の草案を参加者に確認してもらい、漏れや誤解がないかをチェックします。

10.議事録作成ツールを活用する

• 文字起こし機能や議事録作成機能などを利用する
• 会議の録音・録画を活用する

議事録作成において、会議の録音や録画は非常に役立ちます。特に細かい点を後で確認したい場合に便利です。ただし、事前に参加者の同意を得ることが重要です。

議事録作りには「Felo瞬訳」の利用がおすすめ

「Felo瞬訳」とは、AIリアルタイム音声翻訳アプリであり、録音や録画を自動で文字起こしできる議事録作成におすすめな補助ツールです。録音や録画データさえあれば文字起こしできるので、オンライン会議、オフライン会議問わずどちらでも利用できます。また、録音や録画データだけでなくリアルタイムでの文字起こしも可能です。15種類の言語を対応して同時通訳機能も提供し、国際会議でも使いやすい翻訳ツールです。

その他

• 会議の種類や目的に合わせて、書き方を調整する
• 読み手に合わせて、内容や表現を工夫する

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基本的な議事録の例文はこのようになります：

これらのポイントを意識することで、議事録の質を向上させ、会議の成果を効果的に伝えることができます。議事録は単なる会議の記録以上の価値を持ち、意思決定の過程やその根拠、そしてチームがどのように前進していくかのガイドラインを提供します。上記のポイントに注意を払いながら議事録を作成することで、全ての関係者が同じ情報を共有し、目標達成に向けて一丸となることができます。

まとめ

議事録作成のコツを実践することは、時間と労力を節約し、会議の効率を大幅に向上させることにつながります。特に、会議の目的を明確にし、決定事項と意見を区別し、そして全ての参加者と情報を共有することの重要性は強調されます。さらに、テクノロジーの活用は議事録作成をより簡単かつ正確にする手段として有効です。しかし、テクノロジーに頼りすぎず、人間の判断と確認を最終的なプロセスに組み込むことが重要です。

最後に、議事録は文書としての正確さだけでなく、チームや組織内のコミュニケーションを促進するツールとしての役割も担います。適切に作成された議事録は、チームメンバー間の理解を深め、協力を促すための基盤となります。したがって、議事録を通じて、より明確で、効果的なコミュニケーションを目指しましょう。

参考

• 議事録の書き方・例文集 ～上司も認める議事録の書き方をマスターしよう！ – TKP貸会議室ネット: https://www.kashikaigishitsu.net/contents/001/page2.html
• わかりやすい議事録の書き方とは？フォーマット・テンプレートとコツを紹介 – PR TIMES: https://prtimes.jp/magazine/minutes/
• 会議まるごと記録サービス（Felo瞬訳）: https://felo.me/ja-JP