2024年高効率会议の開催方法：職場必備スキル

多くの企業では、問題が発生するたびに会議が開催されます。その結果、会議が多くなり、問題も解決されないという悪循環に陥ります。

会議の効率と質は、会社の仕事の進め方を大きく左右します。会議の進め方、つまり会議の方法論を軽視してはいけません。

では、効果的な会議を開催するにはどうすればよいのでしょうか？ 以下に、特に重要な5つの原則をご紹介します。

1. 問題ではなく行動計画を議論する

会議には明確なテーマが必要です。テーマに関する資料は事前に準備し、準備ができていない会議は開催しないことが重要です。

例えば、月例の経営分析会議では、目標達成に向けた行動計画が実行されているかどうかを確認する必要があります。各報告者は、問題点ではなく、行動計画を説明する必要があります。

会議の最終目的は、具体的な問題を解決し、行動を実行することです。そのため、会議の中心は行動計画の議論であり、意見交換や問題の議論ではありません。

2. 責任者が主持する

会議の主催者は、問題解決の責任者であるべきです。責任者であれば、会議を成功させようと努力します。

問題解決の責任者ではない人が主催者の場合、会議は形式的に進行するだけで、結果には関心がありません。これは、会議の方法論として大きな間違いです。

多くの企業では、経営者が会議の主催者になることがありますが、戦略会議を除いては、経営者が主催者になるべきではありません。戦略会議は経営者の責任ですが、その他の会議は他の人の責任であり、主催者もその人に任せるべきです。

例えば、製品会議や経営会議は、経営者が主催する必要はなく、責任者が主催するべきです。

3. 日常会議は40分以内に

会議の時間は、開始時間、終了時間、発言時間、合意形成時間、行動計画確認時間など、すべて事前に決めておく必要があります。

戦略会議、年度会議、半年度会議を除いて、日常会議は30分以内、最大40分以内に収めるようにしましょう。

会議時間を短くする理由は2つあります。

1つ目は、会議に参加する人は重要な役職に就いていることが多いため、会議時間が長ければ長いほど、会社の費用が高くなるからです。

2つ目は、問題解決の会議は時間の長さではなく、事前準備に関係しているからです。事前準備が十分であれば、会議の効率は高くなります。

4. 「次回また議論する」をなくす

経営会議では、必ず結論を出す必要があります。議題を持ち越したり、「次回また議論する」と言ったりすることは許されません。

結論が出ない、会議が脱線する、意見が対立するなど、会議がうまく進行しない場合は、効果的な意思決定ができません。

日常会議では、全員が何をすべきかを明確にして、会議終了後にすぐに実行できるようにしましょう。

5. 3つの会議で顧客価値を明確にする

経営者には、以下の3つの会議を開催することをお勧めします。

1つ目の会議: 経営層と会議を行い、企業が創造する顧客価値について議論する。

2つ目の会議: 製品開発担当者と会議を行い、製品開発における顧客価値について議論する。

3つ目の会議: 営業担当者と会議を行い、市場における顧客価値の伝え方について議論する。

これらの会議を開催する理由は、企業全体で共有する顧客価値が不一致になるというよくある間違いを防ぐためです。

多くの企業では、顧客価値の社内伝達に大きな差があります。これは、顧客への提供価値にも大きな差を生み出し、内部の損失や経営上の問題を引き起こします。

多くの企業では、全体的な顧客価値を議論する会議は行われていません。ほとんどの場合、経営会議ではなく、管理会議が開催されています。

私は多くの企業の月例会議に参加し、市場、顧客、価値創造について議論してきました。しかし、会議で最も議論されるのは、予算目標の達成状況、達成できない理由、来月の計画、実行可能性、来月実行できなかった場合の分析などです。

これらの会議は、経営に役立ちません。

3つの会議を開催することで、企業全体で顧客価値に対する認識を統一し、損失を減らすことができます。

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