自分の会議には何も問題がないと思っているそこのあなた！
そうでない方も、突然ですが、下記の質問をご覧いただき、普段の会議を思い返しながらできているかどうか、チェックしてみてください。
- 会議前にアジェンダ・資料が配布されている
- 会議前に参加者が厳選され、明確になっている
- 会議参加は必須と任意での参加枠がある
- 会議の目的・テーマが全体で明確になっている
- 会議の実施場所・ツールが決まっている
- ファシリテーターが決まっている
- 場の空気次第で振り返りや、アイスブレイクを行っている
- 会議の中で意思決定を行うことができている
- 時間より早くても内容が終了次第解散している
- 会議の結果を簡潔にまとめて共有している
いかがでしょうか？全て実施できているという方はあっぱれ！しかし、全て実施できているという方はほとんどいらっしゃらないのが現状ではないでしょうか？ここで挙げた10の質問はあくまで一部に過ぎませんが、これができているというだけでも、会議の効率は大きく跳ね上がること間違いなし！
少しずつでもあなたの会議を有意義なものへと変質させていきましょう。
会議の効率化に必要な理由
では、なぜこの1〜10の項目ができていると会議が効率的なものになるのか？
この章ではまずその理由についてご説明させていただこうと思います。
1.会議前にアジェンダ・資料が配布されている
事前にアジェンダや資料を作成し配布しておくことがなぜ重要なのか？それは会議の主催者自身が当日何をするのか理解しておくためでもあり、全体で認識を擦り合わせておくためでもあります。
事前資料を読んでみて疑問点があれば、会議当日までの時間で担当者に確認することで当日の進行をスムーズにすることができます。内容に不備があっても修正することが可能ですし、しっかりとルールを作れば、当日は合意のみで終わる会議も実現できるのではないでしょうか？
これで次のページ書いてあるのに、質問をされてしまうなんてことも無くなりますね！
2.会議前に参加者が厳選され、明確になっている
会議には参加したものの、自分の担当とは関係がなく参加した意味があまりなかった。なんていうことも多くあるのではないでしょうか？会議参加者を厳選することで、参加者の時間を無駄に浪費することなく、やるべき仕事を消化する時間を捻出できます。また、大人数になればなるほど集合から開始までの時間はもちろん、全体の理解を得ることにも時間がかかり、発言をまとめることとも難しくなります。そのため、なるべく必要な人員だけでスマートな会議を実施しましょう。
3.会議参加は必須と任意での参加枠がある
これは2番の補足にあたります。参加に任意の枠を持たせることで、必要人員を揃えたと思っていた会議の参加者に、漏れがあったという事態を防ぐことができます。もちろん全体を自由参加にするということではなく、会議の内容を全体に共有し自分に関係があるかどうかを確認してもらうことで、人選時のミスを減らすことができるのです。
4.会議の目的・テーマが全体で明確になっている
これは最も重要な内容です。参加したものの何について話し合うのかが明確ではない会議を経験したことがある人は多いのではないでしょうか？会議を行う際には事前資料の準備ももちろん大事ですが、内容が実際の目的・テーマとずれていたのでは意味がありません。その会議は何について話し合うための会議なのか、一番最初にはっきりとさせることで意味のある話し合いを実現しましょう。
5.会議の実施場所・ツールが決まっている
会議のスケジュールを組んだものの、当日になってみたら部屋や参加するミーティングURLが発行されていないなんてこともよくある話です。近年の働き方も鑑みると、オンラインだと思っていたら出社しての会議だったなんてことにもなりかねませんよんね？当日になって慌てないためにも”どこ”での実施で”なに”を利用して参加が可能なのかをはっきりとさせておきましょう。
6.ファシリテーターが決まっている
当日問題なく人が集まり、事前準備も議題もはっきりしている。さあ会議を始めようかとなった時にじゃあ誰がこの会議を仕切ろうか？なんていう場面に遭遇したことがある方、いらっしゃるかと思います。場合によっては会議の主催をしてけど当日は有給でいない、体調不良で参加ができないなんてこともあるでしょう。スムーズな進行のため、そうなった際に誰がその場を仕切るのか、予備のファシリテーターの設定や社内ルールの徹底を心がけましょう。
7.場の空気次第で振り返りや、アイスブレイクを行っている
これは日本の大手企業トヨタでもみられる、ルールとしてではなく、できる社員のスキルの部類になります。会議の日取りによっては、連休明けや前回から時間の空いた会議が行われることもあるでしょう。そうであればあるほど、会議の場に全員が集まりさあ会議を始めようかとなった際、明らかに浮き足立っていたり、内容を忘れている様子を見て取ることができるかと思います。そんな時にはいきなりその会議の内容に入るのではなく、連休中何をしていたのかという話から会議の空気を引き締めることや、前回の内容を簡単におさらいしてから内容に入っていくことが必要になってきます。
その場を効率よく乗り切るための柔軟な思考も時には必要になってくるのです。
8.会議の中で意思決定を行うことができている
会議の中で様々に議論し、とても有意義な内容を実施できたとしましょう。しかし、その内容が承認されないのでは、その時間が丸々無駄になってしまうこともあるのです。時間が経てば経つほど話した内容の記憶は薄れていってしまいますので、やり直すにしてもなるべく早い開催が望まれます。
会議の中で話す内容というのは、上司や更に上の役職による承認を得る必要があるものがほとんどです。決定権を持つ人物の参加により、その場で承認を受けることができる方向へと舵を切りながら会議を進めていることが理想的でしょう。もしそれができない場合は決定権を持つ人物から事前に方向性の確認を行うことや、なるべく早く答えを得ることができるフローを確立しておく必要があります。
9.時間より早くても内容が終了次第解散している
これは一番実施が簡単な内容でしょう。例えば、時間を1時間で設定して会議を行っていた場合に、30分で内容が終了したとします。日本人的な思考では、1時間で予定を取ってもらったのに早い解散は申し訳ないという思考になり、なるべく時間まで引き伸ばそうとすることが多々見受けられます。
しかし、早く終わったのならその分の時間は相手にお返しした方がお互いに効率的で有意義な時間になりますよね？対照的な例として、海外では会議で発言をしないと次の会議には呼ばれなくなります。これは”いじめ”や”ペナルティ”ではなく、あなたはこの会議に出る必要がないね、だから時間を返すね。という考え方から行われていることであり、いかに無駄な時間を避けているかがわかりますね。
10.会議の結果を簡潔にまとめて共有している
所用で会議に参加できなかったけど、会議の内容を確認したい体が2つあったらいいのに…。役職が上がるほどそんなことも増えていくのではないでしょうか？そんな方々のために会議の終了後には議事録を作成し、共有していきましょう！議事録と言ってもレポートのようなしっかりとしたものではなく、会議中に重要な事項を書き出しておいたメモ書き程度のもので十分です。終了後に箇条書きのような形式で全体で確認できるよう、共有を行いましょう。
みなさん、会議を開始する前にどうしたら会議が良くなるかを考えることの重要性を理解いただけたでしょうか？もうワンステップ上の効率化を行いたい場合は1〜10の方法について考え、ルールを作り、実際に実施していくこと共に、自身の活動にあったSaaSツールも活用してい来ましょう！
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回の会議前の事前準備（前編）では基本的な内容をお伝えさせていただきました。1〜10の”会議の事前準備”&”重要事項”の重要性をご理解いただけていれば幸いです。次回の中編では具体例を交えつつ、事前準備がなぜ重要なのかをより詳しく解説させていただきます！
他では中々知ることのできない情報についてもお伝えできればと思いますので、ぜひチェックして下さい✅
また、弊社で開発・保守・運営している「Felo Meet」では開始前〜終了後まで全てのフローを網羅しております。独自ドキュメントによる事前のアジェンダ作成、登録不要のミーティング、終了後も履歴から資料管理/編集/確認や、同じURLで繰り返しミーティングの実施が可能です。それ以外にもチャット・タスク管理などが利用可能で、今後もシンプルな利用かつ様々な機能を実装して行きます！
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